刃を研ぐ③

①、②からの続きです。ただ、刃を研ぐとはちょっと逸れるかもしれません。いや、刃を研ぐ時間を確保することに繋がるかな？

第3領域、第4領域

何度か出てきたこちらの図で下側にある第３、第４領域の話です。つまり、『重要ではない』ことです。恐らく誰も『重要なこと』に時間を使っているとは思っていない、やっていることはみんな重要なんだ、と思っていらっしゃると思います。別ブログでも書いてますが、「重要なこと」は人それぞれ違います。ここにその人の価値観が出てきますね。つまり、その人の「主体性」にも影響してきます。

その行動、重要？重要じゃない？

会社、職場でまぁまぁ忙しくて重要な会議が来週に迫っていてその準備に集中している時を想定してください。つまり、『第１領域』の事をこなしている時です。この会議をやり切って成功するとその先が非常に楽になる、自分にも自信がついてあらゆることに前向きに動けるようになる、会議に参加している人から認められて顔と名前を覚えてもらってその先の仕事が非常にやりやすくなる、物事を頼みやすくなる、というところまでその会議に意義を見出しているとするとそれは『第２領域』の事、になります。組織にとっても自分にとっても重要なこと、という意味です。

そんな仕事をこなしている時に電話がかかってきました。どうしますか？大体新入社員の頃、電話が鳴ったら３回以内に取れ、電話番だった、なんて人は重要なことをそっちのけて電話を取るでしょう。電話を取りました。業務に関係ない営業電話でした。それはすぐに関係ない、ということで切ることもできるでしょう。ただ、「〇〇さんいますか？」という電話。いない場合はその人のスケジュールを確認したり、メモを残したりします。結構時間取られませんか？会議の準備に集中していたのが一旦途切れて頭の中がリセットされて元のゾーンに戻るのに時間を要するでしょう？これをどう捉えますか？

捉え方

この電話を、

・自分には関係ない電話なんだから、無理に取る必要はない。鳴っていても気にしない。

・集中していてちょっと疲れていたのでこの電話対応は自分へのリセットに良い気分転換になった。この後更に集中力を高めてやり切ろう！

こう考えられる方は主体的で第２領域のことに自分の時間を取ることが出来るでしょう。

ただ、

・電話は３回以内に取らなければならないから取ろう。

・電話が鳴っているのに取らないと周りの人に文句言われるから取ろう。

のように思っている方は自分のコントロール外のことに囚われる傾向があります。

どちらの捉え方が良いですか？

私は前者なのですが、昔は後者でした。若い時に電話は早く取れ、と言われていましたし、電話番みたいな仕事(？)もやってました。ある程度月日が経つと他の若い人が取ってくれたのであまり自分で取らなくなりました。また、取った場合、(相手にもよりますが)スケジュールを確認して「今会議中で〇時に終了予定です」までの親切はあまりせず、「ちょっと席外していますね」と言って終わらせてしまうことの方が多いです。他の人への電話は私自身に対して影響ないし、自分へ連絡する人は大体メールやTEAMSのチャットだったので掛かってくること自体が少ない。携帯への電話ですら知らない番号だったら取らなかったり・・・。

ちょっと極端な例ですが、チリツモで自分のことに使う時間を増やしていきました。

誤解しないで頂きたいのは、電話を取ることがダメ、ということではありません。電話を取ってもらわないと困る人もいるし、緊急時の連絡には電話が一番でしょう。ここで私が触れたいのは、自分が時間を取られていることを棚卸をして、その中で自分の主体性と照らし合わせて重要なことは何か？ということを問いかける例に使用しているだけです。

重要なことに優先順位をつける

あれもこれも重要なこと、としてしまうと困ることがあります。人は１日２４時間しかないし、組織ではリソースが限られています。重要なことをこなすのに優先順位をつけなければいけません。優先順位も先にやる、後にやる。また、やること、とやらないことの優先順位があります。

時間、リソースが限られていると考えられると「重要なこと」の中にも実は「重要ではない」ことがあることに気づくと思います。そういうのは積極的に切り捨てていきましょう。電話番も業務としてやる分には仕方ないと思いますが、それをいつまでも続けるという決断を自分でしている、ということです。主体性をもって重要ではないこと、重要度が低いものは思い切って切り捨てることは非常に大事です。これはその人本人の培ってきた価値観をも変えることになるかもしれません。

管理者の方で、部下の残業時間を管理して減らさなければならない。有休もとってもらわなければならない。でもそれをやってもらったら仕事が回らない！って思っている方、多いのではないでしょうか？意外に「重要ではないこと(部下は重要なことだと思っている)」に時間を取られているかもしれませんよ。しっかりコミュニケーションを取りたいですね。

その考え方、その価値観、その行動を変えたらその先どんな良いことがありますか？

とコーチングではこういう質問で締めくくりますが、私の場合は性格上、デメリットは何がありますか？ということも考えてそのケアもやっていきたいタイプです(笑)。

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