先日、あるクライアントさんとのセッションを行いました。
その方は色々なタスクが並行して忙しい、時間がない、ということを仰っていられました。どのタスクも大事、でもこれはまぁ優先順位低いかなぁ、みたいなことを言われています。その方は色々タスクがある中で、続けた方が良いとは思っているけどそこまで気持ちが向かないタスクがある、とのことでした。
こうなると大体テーマはタイムマネージメント系になります。その際の方法論は大抵
- タスクをこなす時間を捻出する。
- 各タスクに優先順位をつける。時間的にこなせないタスクは断捨離する。
こういう感じになります。
そのためには自分が何にどれだけの時間を費やしているかを分析する必要があります(現状分析)。且つ、それぞれのタスクのアウトプット、成果を具体的にイメージする必要があります(終わりを思い描く)。イメージは各タスクに対して具体的であれば具体的であるほど良いです。また、それに対してそれが出来たらどうなるか、のイメージとそもそも自分がどうなりたいか、どうありたいかのイメージと重ね合わせます。そうするとそのタスクが本人にとって重要かどうかが見えてきます。
さて、表題の件ですが、(以前にも触れたことがありますが)それぞれのタスクを４つのカテゴリーに分けてみます。重要度、緊急度は人によって違いますが、その重要度は先ほどの『そもそも自分がどうなりたいか』と比べてみます。緊急度は時間軸次第ですね。言葉のまま、です。
そうすると、自分が時間がとられているタスクのうち、意外と『重要ではない』ことに時間を取られていませんか？そこは思い切ってばっさり断捨離したいですね。これまでの人との関わり、義理/恩赦などもありますがここを思いきるコトが大事です。『重要なこと』をしっかり行った上で時間があれば休息時間として行っても良いとは思いますが、時間がない、と思っている間はここの断捨離です。
その上で第一領域『緊急で重要なこと』に徹底的に時間を費やします。優先度上、恐らくここが一番高くなるでしょう。もう、、この領域のタスクを徹底的にやっつけます。なるべく、リソースを継ぎ込んで早く処理してしまうことです。そうすれば時間に余裕が出来てくるはずです。組織であればここが管理職の腕の見せ所です。ここを上手く裁くことで組織のメンバーからの信頼が得られます。
そして、時間が出来てきたら第2領域のタスク(自己投資、先行投資)に時間を使います。それが各タスク、新たに加わるタスクに緊急性が付かないようにしておくことがコツです。つまり、起こりうる状況を想定して事前に準備しておくことです。所謂仕組み化、ですかね。仕組み化、という言葉は個人的にあまり好きではありませんが、組織であればメンバーにそのような意識を植え付けておくことも大事です。
緊急時に備えて身体を休めておく、スキルを磨いておく、リソースを増やしておくことが出来れば何かあっても緊急にはならず、落ち着いて対処できますね。
タイムマネージメント的なセッションテーマになった際はこの辺りを理解してもらった上で、しっかりとご自分のタスクと向き合ってもらうことになります。
一人で悩んでいるとなかなか糸口は見えないモノですが、第三者に話すことで気づくことも多くありますね。先日のセッションでもクライアントさんのセッション前後での表情の変化が見ていてこちらも嬉しくなります。
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