優先順位

中堅社員クラスの方とセッションをしていると良く出てくるテーマに「優先順位を付けられない」というのがあります。つけられない、というか付けるのが苦手、と表現される方もいます。

たくさんの仕事、やることがあって、ある程度納期も決まっている。そんな時・・・、

• 出来そう(簡単)なものからやってしまう。
• ギリギリにならないと手を付けられない。
• やってみたら思いの外時間が掛かって間に合いそうもない。もっと早くやっておけば…。

仕事だとするとやらなきゃいけないことに忙殺されて気が付いたら夜の10時、12時過ぎなど…。

そのような方は大体、「段取りが苦手で…」と言われます。

『段取り』とは段取り、ですが(笑)、まとまった仕事をする際に細かいタスクにばらすこと、と私は理解しています。考えながらする仕事は楽しいですが、考えることに没頭してしまうと他の事に手を付けられなくなります。

『考えるコト』は『段取り』に費やすとあとは考えずに『やること』だけになります。というか、考えずに『やること』だけにするのが『段取り』です。多くの仕事が並列であったとしても同じです。

『やること』だけにばらすことが出来ればその中で自分の持つ時間に合わせてスケジューリングします。そうすると、納期に間に合うか間に合わないかは想像つきますね。そうすれば早い段階で納期調整が出来ますし、上司、リーダーに相談も可能でしょう。

さて、タイトルにある「優先順位」。基本的に「優先順位」は上記の様に「やること」にばらした状態にしてから考えたいところです。仕事の大きさだけで「優先順位」を決めると(多忙な方は)いつまでたっても優先順位の低いコトには手が付けられません。

例え「優先順位」が低くてもやらなければいけないことはあります。例えば出張/経費清算など。やればすぐに終わるのに月末までにやれば良いから「優先順位」は低く気が付いたら月末終わっていた、月末は他の仕事があって手が付けられない・・・、など。

「やること」にばらしておけばそれだけで完結する仕事は空き時間にチャチャッとやってしまい、Close、手離れできます。要領の良い人、というよりも頭の中で「段取り」をしているのですね。

また、「優先順位」を決める際、出来れば「やらなければいけないこと」ではなく、「自分がやりたいこと」で決めて欲しいですね。「やらなければいけないこと」と「自分がやりたいこと」が同じであれば問題ありませんが、仕事が絡むとなかなかそうはいきません。「やらなければいけないこと」であればあるほど、しっかり段取りでタスクバラシをして「やること」に落とし込んでしまいましょう。隙間時間にチャチャッとやれるくらいにばらしてしまえば気が付いたら終わってる、という感じになります。